Polityka Prywatności Optymalny Kierunek Transportu

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Optymalny Kierunek Transportu, działającą w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest Optymalny Kierunek Transportu z siedzibą w Polsce.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W zależności od charakteru współpracy i świadczonych usług, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko;
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby;
• dane dotyczące realizacji usług transportowych i logistycznych: adresy załadunku i rozładunku, informacje o przesyłkach, numery listów przewozowych, dane dotyczące zamówień;
• dane kierowców i osób kontaktowych po stronie kontrahentów: imię, nazwisko, numer telefonu, e‑mail, numer rejestracyjny pojazdu, numer prawa jazdy (jeżeli jest to konieczne do realizacji zleceń i dopuszczalne przepisami prawa);
• dane dotyczące rozliczeń i płatności: numer rachunku bankowego, dane do faktur, historia płatności;
• dane gromadzone w związku z korzystaniem z serwisów internetowych Administratora: adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies i podobne technologie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• zawarcie i wykonanie umowy transportowej, logistycznej lub innej umowy handlowej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, transportowych oraz dotyczących bezpieczeństwa ruchu drogowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak: dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa przewozów i mienia, zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, prowadzenie analiz i statystyk dotyczących działalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• prowadzenie działań marketingu bezpośredniego własnych usług, w tym w formie elektronicznej lub telefonicznej – w oparciu o uzasadniony interes Administratora lub odrębną zgodę, jeżeli jest wymagana (art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO);
• komunikacja z użytkownikami i kontrahentami, obsługa zapytań, reklamacji i zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

4. Źródła pozyskiwania danych

4.1. Dane osobowe są pozyskiwane:

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez formularze kontaktowe, korespondencję e‑mail, telefon, zawieranie umów);
• od kontrahentów lub podmiotów współpracujących (np. zleceniodawców, podwykonawców, firm spedycyjnych), w zakresie niezbędnym do realizacji umów;
• z publicznie dostępnych rejestrów (np. CEIDG, KRS), jeżeli jest to niezbędne i dopuszczalne prawem.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom świadczącym usługi na rzecz Administratora w związku z realizacją przewozów i usług logistycznych (np. przewoźnicy, kierowcy, firmy spedycyjne, magazyny, operatorzy logistyczni);
• dostawcom usług technicznych i organizacyjnych (np. dostawcy usług IT, hostingu, systemów telematycznych i monitoringu pojazdów, systemów GPS, narzędzi komunikacyjnych, biura rachunkowe, kancelarie prawne);
• bankom, instytucjom płatniczym i ubezpieczycielom, jeżeli jest to niezbędne do rozliczeń i zabezpieczenia transakcji;
• organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

5.2. Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli jednak w związku z międzynarodowym charakterem usług transportowych lub logistycznych konieczne będzie takie przekazanie, odbędzie się ono wyłącznie na zasadach określonych w RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających;
• przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy);
• do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora;
• do czasu wycofania zgody, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda – przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują w związku z przetwarzaniem danych osobowych następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w sytuacjach przewidzianych przepisami prawa;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych w zakresie określonym w art. 20 RODO;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza obowiązujące przepisy.

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych, w szczególności przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa.

8.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty przetwarzające dane na rzecz Administratora na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych, zobowiązane do zachowania poufności.

9. Pliki cookies i technologie podobne

9.1. Serwisy internetowe Administratora mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. local storage, piksele śledzące) w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu;
• dostosowania zawartości i funkcjonalności serwisu do preferencji użytkownika;
• prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy ruchu;
• prowadzenia działań marketingowych, o ile jest to zgodne z obowiązującymi przepisami.

9.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

10. Przetwarzanie danych w celach marketingowych

10.1. Administrator może przetwarzać dane osobowe w celu marketingu własnych usług transportowych i logistycznych.

10.2. W przypadku wykorzystania środków komunikacji elektronicznej (e‑mail, telefon, SMS) do przesyłania informacji handlowych, Administrator będzie to robił wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa, w szczególności po uzyskaniu wymaganych zgód.

10.3. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych lub wycofać zgodę na otrzymywanie informacji handlowych.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

11.1. Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób na nie istotnie wpływały.

11.2. Jeżeli w przyszłości Administrator zastosuje takie mechanizmy, poinformuje o tym odrębnie osoby, których dane dotyczą, wskazując podstawę prawną, cele, logikę takiego przetwarzania oraz związane z tym prawa.

12. Zmiany Polityki Prywatności

12.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu działalności, technologii wykorzystywanych do przetwarzania danych lub sposobu świadczenia usług.

12.2. Zmieniona treść Polityki będzie publikowana w odpowiednich serwisach internetowych Administratora lub udostępniana w inny właściwy sposób.

13. Kontakt z Administratorem

13.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych udostępnianych przez Optymalny Kierunek Transportu w dokumentach firmowych, na stronach internetowych lub w korespondencji handlowej.

13.2. Administrator zaleca, aby w zapytaniu dotyczącym danych osobowych wskazać w miarę możliwości kontekst współpracy (np. numer umowy, zlecenia, datę kontaktu), co ułatwi identyfikację danych i szybsze udzielenie odpowiedzi.